Scrum et les méthodes Agile en tant qu’opportunité Business

[English version below: « Scrum and Agile methods as a Business opportunity! »]

Alors ça y est, vous avez découvert Scrum ! Vous en avez parlé avec d’autres collègues ou amis, vous avez lu moult blog et articles. Votre matériel est prêt, vous avez lu des livres jusqu’à plus soif. Vous avez sélectionné un projet que vous pourriez…que dis-je…que vous voulez réaliser en utilisant Scrum ! Vous êtes fin-prêt.

Reste juste un léger détail à régler… le budget, et là souvent c’est le drame. En effet, autant Scrum et les méthodes Agiles peuvent être séduisantes pour des personnes travaillant dans l’ICT, autant elles peuvent paraître saugrenues ou étranges à des décideurs (Sponsors, CTO, Clients,…). Or, cher Scrum Master dans l’âme, c’est précisément ces personnes qu’il faudra convaincre de l’intérêt de cette méthode car ce sont ces personnes qui vont décider d’allouer ou non du budget pour ce projet.

Une réelle opportunité business

Lors de mon dernier projet dans le secteur public Belge, j’étais là, à l’origine, pour une mission de consultance afin de coordonner la rédaction un cahier des charges pour la réalisation de deux portails Web. Nous avons écrit le cahier des charges en collaboration avec le client mais au moment de l’estimation du budget (de plus de 2.000.000 €) le client nous signale qu’il n’a pas cette somme. Les problèmes n’arrivant jamais seuls,  nous étions de plus confrontés à un autre problème: la longueur de la procédure de l’appel d’offre. Et pour couronner le tout, pour des raisons qui lui sont propres, le client avait besoin d’avoir « quelquechose » 7 mois plus tard.

Suite à cela pour gagner du temps sur la procédure d’appel d’offre, mon Manager me propose d’utiliser une procédure d’appel d’offre simplifiée, plus rapide mais beaucoup plus risquée. C’est à ce moment là que je lui ai parlé de Scrum. Je lui ai parlé de la méthode non pas en termes de daily scrum, product backlog ou sprint review. Je lui ai simplement expliqué que je connaissais une méthode qui pouvait en 6 mois délivrer « quelquechose » qui tourne en production. Je lui ai donc fait une proposition d’équipe type en fonction des besoins de notre projet:

• 2 personnes ayant un profil d’Analyste Programmeur expérimenté
• 1 personne ayant un profil de Webdesigner
• 1 personne ayant un profil d’Architecte
• 1 Scrum Master (votre humble serviteur)
• 1 personne ayant un profil d’Expert en Géolocalisation

Le budget disponible pour le projet étant fixe, nous avons décidé de mettre sur pieds une équipe mixte composée d’internes et d’externes. Il nous restait alors à « traduire » le cahier des charges en une suite de User Stories consignées dans notre product backlog.

Résultats à ce jour:

• Pour notre client une success story à un budget bien moindre
• Pour notre société de consultance, plusieurs consultants sur projet pendant 1an et demi
• Pour votre serviteur, avoir pu utiliser Scrum avec succès et le mettre au service du client

Des compromis

Vous l’avez donc compris, dans une majorité des cas, pouvoir réaliser un projet en utilisant Scrum/Agile passera par l’assentiment d’une personne généralement peu au courant de ces méthodes. La principale difficulté sera de faire accepter à votre sponsor, client que vous vous engagez sur un ensemble d’axes à réaliser, un ordre de grandeur et pas sur une liste de fonctionnalités précises (le product owner pouvant changer d’avis).

N’hésitez pas à raisonner avec votre client en terme de contraintes: Budget, Planning, Fonctionnalités. Dans notre exemple nous avons convenu avec notre client d’une deadline fixe, d’un budget fixe mais en lui demandant de pouvoir « jouer » sur les fonctionnalités. Et vous savez quoi ? Ca tombe bien vu que c’est principalement un des atouts de Scrum 😉

N’hésitez pas également à faire des compromis… Votre client a peut-être déjà une méthodologie en place vous « obligeant » à produire certains document: Project Charter, P.I.D, Progress Report. C’est une bonne pratique de négocier comme ceci: ok je vais faire tes documents de méthodologie et de ton côté tu t’engages à respecter la méthode.

Si vous n’avez pas la fibre commerciale n’hésitez pas à demander conseil à un chef de projet, à un coach ou pourquoi pas un de vos « commerciaux » dans votre société ils pourront vous donner d’excellents conseils sur la meilleure manière d’amener cette méthode à un client.

Enfin vous pouvez aussi rassurer votre client en démarrant un projet pilote. Choisissez alors un petit projet court à risque très limité. Une réussite sur un tel projet vous amènera certainement d’autres opportunités.

Parce qu’en fin de compte l’idée derrière tout ça c’est de pouvoir utiliser une méthode qui amène du sens dans l’entreprise et mettre cette méthode au service des besoins du client…non ?!

Bonne chance à tous dans vos réalisations !

Bruno.

Ps: Les deux Portails Web que nous avons réalisé en utilisant Scrum et les méthodes Agile: Portail Bruxelles Mobilité et Portail Espaces Publics

Scrum and Agile methods as a Business opportunity!

So there it is, you’ve discovered Scrum! You’ve talked with other colleagues or friends, you read a lot of blog and articles. Your stuff is ready, you read books until you felt asleep. You have selected a project that you could … no … that you want to achieve using Scrum! You are so ready !

Mmmm just a little detail to be … budget, and often there is the fall. Indeed, on one hand, Scrum and Agile methods can be attractive for people working in IT, on the other hand, they may seem incongruous or strange to decision makers (CEO, Sponsors, CTO, Customer ,…). Now, dear Scrum Master to be, it is precisely these people that need to be convinced of the usefulness of this method. Because it is these people who will decide whether to allocate the budget for this project.

A real business opportunity

My last project was for the Belgian public sector…yes you know…Belgium…right here I was there originally for a consultancy mission to produce a call of tender for the creation of two Web portals. We made the specifications in collaboration with the client but when comes the estimated budget (over € 2,000,000) the customer indicates that we did not have that amount. The problems never come alone, we were increasingly confronted with another problem: the length of the procedure of the call of tender. And to top it off, for reasons of its own, the client needed to have “something” 7 months later.

Following this to save time on the invitation to bid, my manager offered me to use another procedure, faster but more risky. At that time I told him about Scrum. I told him about the method not in terms of daily scrum, product backlog and sprint review. I simply explained that I knew a method that could deliver in 6 months “something” that can go live. So I sent him a proposal of a “composition of team” on the needs of our project:

* 2 people with a profile of experienced Analyst Developer
* 1 person with a profile Webdesigner
* 1 person with a profile of Architect
* 1 Scrum Master (me)
* 1 person with an expert profile in Geolocation

The budget available for the project was fixed, so we decided to set up a joint team of internal and external people. We still had to “translate” the specifications to a series of User Stories reflected in our product backlog.

Results so far:

* For our client a success story at a much lower budget
* For our consulting firm, several consultants on the project for one year and a half
* For me, have been successfully used Scrum and to fill the customer expectations

Compromises

If you are a married guy/woman or have a girlfriend/boyfriend…you’ll understand this topic Okay i apologize for the macho style.

You get it right, if you want to be able to achieve a project using Scrum / Agile you will need a GO from a person generally unfamiliar with these methods. The main challenge will be to make your sponsor, customer and you agree on a set of mains prorities to achieve and not on a list of very specific features (because the product owner may change his mind).

Feel free to discuss with your customer in terms of constraints: Budget, Planning, Features. In our example we have agreed with our client a fixed deadline, a fixed budget but asking him to “negotiate” on features. And you know what? What a coincidence.. It is mainly one of the asset of Scrum

Feel free also to compromise … Your client may have already methodology in place, and maybe he has spent a lot of money to specify some standards of project management. If you are “forced” to produce certain document: Project Charter, PID, Progress Report. It is good practice to negotiate like this: ok I’ll make your documents and methodology on your side you agree to follow some Agile/Scrum principles ?

If you do not have the commercial or business talent do not hesitate to seek advice from a project manager, a coach or why not one of your business manager in your company they will give you excellent advices on the best way of “make it happend” to a client.

Finally you can also reassure your client by running a pilot project. Then choose a small project with very little risk. Success on such a project will certainly lead you to other opportunities.

Because, ultimately the idea behind it is to use a method that bring more sense in the company and use this method to serve customer needs … no? “

Good luck to you fo all your achievements!

Bruno.

Ps: The two Web Portals we have achieved using Scrum and Agile methods: in french and dutch: Portal Brussels Mobility and Public Spaces