Définir le scope de son projet de manière Agile, créative et visuelle

[English version below: « Project Scoping using Visual Management »]

Découper votre scope projet…mais pas seulement.

C’est toujours face à un problème ou à des contraintes que l’on a l’occasion d’être créatif. Passé bien entendu l’indispensable étape de râler un bon coup, shooter dans la corbeille à papier et maudire le monde entier.

Sur mon projet actuel je suis dans l’étape de définition du Scope. Mes difficultés sont les suivantes: multiplicité des intervenants et de nombreux documents d’inputs. De plus, ni mes documents, ni mes intervenants ne parlent la même langue. J’entends par là que mes stakeholders sont très compétents et connaissent leur métiers mais utilisent les même mots pour désigner des choses différentes. Exemple lorsque l’on parle d’un segment, cela peut être un terme marketing (segmentation client) ou un terme financier (segmentation des actifs financiers).
Vous imaginez donc la difficulté de définir le Scope ! Certains ont-ils déjà vécu pareille situation ? 🙂

Et bien cette problématique m’a permis de mettre au point une méthode de découpe de Scope créative et visuelle. Et vous savez quoi ? Ben j’ai envie de la partager avec vous. Voici les différentes étapes

Étape 0: Rassembler l’input

Multiplicité de documents en input
Une multiplicité de documents en input

De quoi je disposais en input ?
Une liste de Business Requirements « High Level » et d’une série de documents: Project Charter, Budget, Planning, Resources Planning, Milestones qui proposaient déjà une certaine découpe.

Voici la technique utilisée pour découper le scope: coût 4heures/homme

Étape 1: Pré-découpe en produit

Liste des produits
Liste des produits

Au préalable j’avais identifié 10 produits (au sens Prince2) potentiels. Le projet est prévu pour deux ans et une fois ces 10 produits terminés le projet peut être considéré comme terminé. Pour les intitulés des produits j’ai maximisé l’utilisation du vocabulaire existant. J’ai aussi essayé d’orienter le vocabulaire vers le besoin Business (maitrise d’ouvrage) et pas vers la solution IT (maitrise d’oeuvre).

Exemple je préfère parler de segmentation client et pas de « lier contrat X via système Y et faire un export XML vers Z ».

Assurez-vous que les produits sont rédigés dans une langue maitrisée par tous les stakeholders, dans notre cas l’anglais. S’il n’y a pas de langue commune, rédigez en deux langues et faites valider l’exactitude de vos traductions. Dans la mesure du possible n’utilisez qu’une seule langue.

Étape 2: Découpe du scope…au sens littéral

Découpe des produits
Découpe des produits

Imprimez tous les document en grand format, usez et abusez des zooms d’imprimantes et des pages format A3, voire A0.
Au plus c’est lisible au plus vous serez efficace. Prenez tous vos documents d’inputs et découpez chaque ligne, chaque chapitre.

Étape 3: Préparation de l’espace de travail

Trouvez vous un grand espace de travail ou vous ne serez pas dérangé. Ex: Une grande salle de réunion, La cafétéria en dehors des heures de lunch, une réception,… Disposez sur une table tous vos produits

Étape 4: Disposition des différents inputs

Etape 4: disposition des produits et des inputs
Disposition des produits et des inputs

Disposez sur la table tous les découpages provenant de vos documents (budget, projet charter,…)

Étape 5: Début du Workshop

Présentez les différents produits à vos participants, assurez-vous que les noms sont explicites pour chacun.

Etape 5: début du workshop
Début du workshop

Et maintenant action ! Demandez à vos stakeholders quel papier (requirement, milestones,…) ils mettent en dessous de quel produit. L’idée est la suivante. Posez des questions comme « Telle ligne de budget tu la mettrais dans quel produit ? » ou « Cette ligne du capacity planning, elle est liée à quel produit ? ». Au départ il est possible que vos participants soient quelque peu déstabilisés. La technique n’est pas habituelle. N’hésitez pas à prendre le lead et montrer l’exemple dans un premier temps.

Votre objectif est simple: tous les découpages provenant de vos documents d’input, doivent se retrouver sous un produit.
Si ce n’est pas le cas: ça devient du out of scope ou il faut créer un produit supplémentaire. Dans le cas du out of scope, il peut être possible de la rattacher au scope d’un autre projet. Lors de cette étape, des dépendances avec d’autres projets peuvent être identifiées.

Réservez sur votre emplacement de travail un emplacement « Out of Scope » et un emplacement « Dépendances avec autres projets ».

Une fois que tous les stakeholders sont d’accord sur les différentes composantes de chaque produits, vous pouvez passer à l’étape suivante
Attention à ce moment on ne parle pas encore de timing !

Étape 6: Dépendances

Demandez aux participants d’identifier les dépendances entre produits, certains doivent-ils être réalisés avant d’autres ?

Étape 7: Ligne du temps

Triez les bloc produits sur une ligne du temps imaginaire. Placez le produit qui doit être réalisé le premier tout à gauche et le dernier tout à droite

Étape 8: Go live

Si c’est possible définissez pour chaque produit pour quand il doit être terminé (en production). Dans notre cas nous n’avons la possibilité de mettre en production que 4 fois par an. Cette contrainte se prêtait bien à notre exercice. Nous avons donc pu mettre une date de Go Live (un trimestre) pour chaque produit.

Étape 9: Consolidation

Un exemple de produit avec le contenu validé par tous
Un exemple de produit avec le contenu validé par tous

Relisez ensemble ce qui se trouve sur la table et validez avec les participants le contenu. Nom des produits, timing, contenu,…

Étape 10: Un petit sourire

Prenez des photos du travail effectué, ce sera votre compte rendu de réunion.

En fonction de la complexité ou de la maturité de votre projet, Il est possible que vous ayez à refaire plusieurs fois cet exercice

Les produits et leur contenu sont stockés dans des enveloppes en vue d'une éventuelle réutilisation
Les produits et leur contenu sont stockés dans des enveloppes en vue d

Et voilà…

De quoi disposez-vous ? De votre Scope défini ainsi que le partie out of scope. Et…petit cadeau de la maison, si vous avez effectué les étapes 7 et 8 vous disposez d’un planning High Level.

Pour en avoir discuté avec d’autres, cette technique peut également être utilisée pour du Business Modeling, définir une hiérarchie de menus dans une application et pour bien d’autres choses.

Avantages de cette technique:

– On dispose de son Scope rapidement
– On évite de multiples réunions avec échange de compte rendus
– Des documents qui doivent être mis à jour plusieurs fois
– Une manière d’être certain que chacun a bien compris la même chose
– Un coût en jour/homme très bas

Essayez cette technique et donnez moi du feedback !

Bye

Bruno

Project Scoping using Visual Management

How to quickly have a first draft of your project Scope ?
How to quickly have a first draft of your project Scope ?

You’re facing a problem ? Having some (many) constraints ? Good for you ! You have the opportunity to be creative. Before that there is for sure a mandatory step. Grumble a little bit, Curse the whole world asking him ‘Why me” and “Shoot twice in the garbage” .:-) Ok now, calm down and let’s go further with this problem.

On my actual project I’m in the “Scope Definition” step. My difficulties are: I have a lot of stakeholders and a lot of input documents. And neither my documents, neither my stakeholders speak the same “language”. I mean vocabulary is always different.

E.g for someone a segment is a marketing term to divide the market, for another one segment is a categorization of financial asset. So if i read in a document Segmentation which one is it ?

You can easily imagine how difficult is it to scope the project in those conditions. Sound familiar for some of you guys ?

To fix that I’ve set up a simple technique that I would like to share with you.

So you will find below how I was able to fix that for a cost of 0,5 man day

Step#0 : Gather input

Multiple input documents
Multiple input documents

My inputs are a lot of docs: High level Business Requirements, Project Charter, Budget, Planning, Resources Planning, Milestones,…

Step#1: Cutting scope into products

List of products
List of products

I had already identified 10 potentials products (Prince2 based). Project is planned for two years. Once those 10 products are done, le project is considered as finished. For naming the product, I’ve tried tu use as much as possible existing vocabulary.

I’ve also tried to use a Business vocabulary (client oriented) rather than a too technical vocabulary. E.g. I prefer to speak of “client segmentation” rather than link contract X in system Y to export it in XML to Z.

Assure you that you will write in a language that everybody can understand ! English in our case.

Step#2: Cutting the scope… literally

Cut the products
Cut the products

Print all your input documents, use print zoom and A3, A0 big format. The more readiness you have more efficiency you will have. Take all your inputs documents and cut each line, chapters

Step#3: set-up workspace

Find a large room where you will be quiet, e.g A large meeting room, Cafeteria outside lunch hours, a reception desk,… Put all products on the table.

Step#4: Place products and input

Place all inputs on the table
Place all inputs on the table

Place all “pieces of products” on the table.

Step#5: Workshop

Start the Workshop
Start the Workshop

Introduce all different products to your stakeholders, assure you that all product names are understood the same way by everyone.

And now, action ! Ask your stakeholders to place pieces of document (requirement, minestrones,…) beside products. If your participants feel a bit lost at the beginning, it’s up to you to support them. You can take the lead and after some times step-back.

Your objective is quiet simple: each piece of document must me linked to one product. If not, then this is out of scope or you need to create an additional product. When you are working the « out of scope » part, it is possible that you will identify interdependencies with others existing projects.

On your workplace, leave a place for interdependencies and out-of-scope.

Once every stakeholder agree on each product, you can move forward to the next step.

At this time we don’t discuss timing yet

Step#6: Dependencies

Ask people to identify dependencies between products. Should a product be ready before another one ?

Step#7: Timeline

Put all your products on a virtual timeline, 1st product to be done on the left and the last one on the right.

Etape#8: Go live

If this is already possible, define for each product a « Go Live » date. In our case we had 4 possible go live date a year. So we specified each product a end date.

Etape#9: Consolidation

Example of validated product and his content
Example of validated product and his content

Read together what you have defined, make sure everyone agree. Product naming, timing, content of product,…

Step 10#: Say “cheeeese”

Take pictures, it will be your minutes of meeting… or content for a blog post as well 🙂

Depending of the maturity and complexity of your project, you will have to do this exercise several times.

Keep each product and his content in an envelope, for using them later
Keep each product and his content in an envelope, for using them later

And…this is it !

What do we have now ? A defined Scope with his « out of scope » part. And, gift from the house, if you achieved step 7 and 8, youe have a High Level Planning.

I’ve discuss this with several people and you can use this technique also for a lot of stuff: Business Modeling, define a menu hierarchy,…

Benefits of this technique:

– Now you have your scope

– You avoid multiple meetings with minutes

– Update a lot of documents

– A way of working to ensure that everyone has understood the same thing

– A very low cost (man/days)

Try this and give me some feedback !

Bye

Bruno