2/5 Personnalité des différents acteurs (Cinq facteurs de succès pour vos projets Agile/Scrum)

[English version below « 2/5 Personality of the different actors (Five keys to succeed in your Agile/Scrum projects) »]

Cet article s’inscrit dans la série: Cinq facteurs de succès pour vos projets Agile/Scrum il fait suite à 1/5: L’équipe est « multi-tâches ». 

Vous pouvez avoir les meilleures technologies et outils à votre disposition. Si le dynamique de votre équipe n’est pas bonne, vous aurez toute les difficultés du monde à faire aboutir votre projet. Lors de la composition d’une équipe Scrum, il est bon de mettre toute les chances de votre côté. 

Je vais donc vous décrire (brièvement) ci-après quelques outils qui vont vous permettre de sélectionner vos « team-members » et de coacher votre équipe. 

Ci-dessous, vous trouverez quelques attitudes qui, une fois adoptées, vous aideront à atteindre vos objectifs. 

Actif – Passif

Actif ou Passif ?

Comment reconnaît-on quelqu’un de passif…ou d’actif ? Quand il est face à un problème. Si les objectifs que je dois atteindre sont clairs, comment est-ce que je me comporte face à une difficulté ? 

Exemple: je dois imprimer un document et le remettre à mon responsable pour la fin de journée. 

Problème: l’imprimante n’a plus de papier 

Exemples de réaction passive: 

  • Je lui explique en fin de journée que je n’ai pas su imprimer à cause du manque de papier
  • Je prends tout l’étage à parti en disant que c’est quand même un scandale qu’il n’y ait plus de papier
  • J’envoie un mail au responsable logistique afin qu’il prenne des sanctions car normalement le papier doit être réapprovisionné chaque jour.

Exemple de réaction active 

  • J’essaie de trouver des rames de papiers à un autre étage
  • J’essaie d’imprimer sur une autre imprimante (éventuellement avec l’aide du helpdesk)
  • J’utilise des feuilles de brouillon pour imprimer

Même si cet exemple peut paraître caricatural: on reconnaît quelqu’un d’actif à ce qu’il met en oeuvre lorsqu’il est confronté à un problème. 

Je suis « actif » si, lorsque je suis confronté à un problème qui m’empêche d’atteindre mon objectif, je mets en place des actions qui me permettent d’atteindre cet objectif. 

Exemple d’attitudes passives: 

  • Tu en es où avec ça ? Heuu j’ai envoyé un mail mais ils ne m’ont toujours pas répondu… !
  • Acter par email que l’on n’a pas su atteindre son objectif en ayant un coupable « potentiel »
  • « Je leur ai envoyé 3 mails et toujours aucune réponse ! »
  • « Il n’y a plus de réseau…je ne sais plus rien faire 🙁
  • C’est X qui doit s’en occuper mais je ne sais pas quand il le fera…je suis pas son chef !
  • « Je sais pas avancé je suis bloqué! »

Exemple d’attitudes actives: 

  • Aller voir quelqu’un en face à face
  • Identifier la personne dans l’organisation qui peut résoudre mon problème
  • Lorsque quelqu’un me dit « je ne suis pas disponible maintenant », prendre un rendez-vous à une heure ultérieure précise
  • Aller chercher l’information
  • Demander de l’aide
  • Demander « Qui est responsable pour…? »

Donner et recevoir le feedback

le plus beau des cadeaux !

Certaines méthodes Agile comme Scrum ont déjà certains mécanismes de feedback inclus comme la Daily meeting et les rétrospectives. 

Il est important pour les membres d’une équipe de se donner du feedback et d’accepter le feedback en retour. Cela favorise la cohésion d’équipe et démine les situations potentiellement problématiques. Il sera difficile de construire une bonne dynamique d’équipe avec des attitudes du type… « de toute façon je suis comme je suis, je ne changerai pas ». 

Il faut considérer le feedback, s’il est donné de manière bienveillante et compétente comme un vrai cadeau que l’on vous fait. 

Il existe des techniques pour donner et recevoir du feedback, si cela vous intéresse je pourrai faire un billet là-dessus. 

S’il y a une tension entre deux personnes. Une fois que l’on a enlevé tout l’émotionnel, les jugements et les lectures de pensée. Il est souvent très impressionnant de constater le teneur réelle du problème qui est souvent très légère. 

Exemple: 

  • M: « tu n’as aucun respect pour les autres ! » (ceci est une lecture de pensée, face à un fait, par exemple une interruption, on déduit ce qu’est la personne. Le but en PNL est d’éviter les lectures de pensée, ou si on en a, d’essayer de les (in)valider en discutant avec l’autre)
  • S: « ok isolons-nous pour en discuter quand tu seras calmé »
  • (…)
  • S: Voilà je t’écoute
  • M: Bon tu m’interromps sans arrêt ! Toutes les 5 minutes tu me poses des questions

La solution dans un cas pareil sera peut-être simplement que S note ses questions au fur et à mesure, et ensuite qu’il s’arrange pour prendre 1 heure avec M pour en discuter. 

Être orienté « projet »

Une bonne orientation

Lors de mes suggestions ou de mes décisions sur un projet. Est-ce que je décide en fonction de mon intérêt personnel ? Exemple: je vais utiliser tel framework car je rêve de l’essayer ! 

Ou est-ce que je mets dans la balance l’intérêt du projet, les choix qui vont vraiment permettre à mon client d’être satisfait et au projet de se porter bien. 

Exemple d’orientation projet: choisir un framework en tenant compte de son potentiel mais également de la connaissance de ce framework par les autres membres de l’équipe. Est-ce que le projet peut se permettre que toute l’équipe prenne le temps de se former sur ce framework ? 

Être orienté projet ne signifie pas se diluer et en oublier ses objectifs personnels. Mais c’est, dans nos choix, prendre également en compte l’intérêt de l’équipe et du projet. 

Le désaccord

…ou pas

Il existe différents types de désaccord. 

Par polarité: Quelqu’un qui dit toujours le contraire de ce que vous avancez 

Par comportement: émettre des bruits avec son bic, soupirer bruyamment, reculer sa chaise de 1 mètre par rapport à la table 

Le « Oui mais »: à chaque fois que l’on avance quelque-chose, on vous répond par une phrase commençant par un « oui… mais ! » 

Le changement de taille de découpage: changer de sujet, parler d’autre chose. Exemple: à une réunion sur les spécifications: « Bon la façon de déployer en production ça va pas du tout ! » 

Par commentaires: Vous annoncez quelques chose et on vous répond quelque-chose comme « hein tu en as souvent des idées comme ça ? » ou « pfff n’importe quoi! » 

Il y a deux choses importantes par rapport à quelqu’un qui fait du désaccord: 

Un, il y a toujours un message derrière le désaccord, il est important pour le coach, le leader d’arriver à le décrypter. Lors d’une formation que je donnais, un participant faisait du désaccord par comportement. Je me suis posé la question du pourquoi et je me suis aperçu que j’avais démarré la formation en français. J’ai demandé si le français était ok pour tout le monde et il s’avérait qu’on avait prévenu les participants que la formation se donnerait en anglais. J’ai alors continué en anglais, la personne en question ne parlait que très mal le français, et tout de suite, son attitude a changé. 

Deux, quelqu’un qui fait du désaccord va coûter énormément d’énergie au groupe. Imaginez une réunion de 2 heures avec 10 personnes. Si quelqu’un fait constamment du changement de taille de découpage, vous pouvez perdre 20h de travail… Même si les sujets abordés étaient « importants » vous n’avez pas pu tenir votre agenda initial. Il faut donc gérer le désaccord, dans ce cas précis remettre la réunion sur les rails. 

Quelle utilité ?

Pour quoi faire ?

A quoi vont vous servir ces outils ? 

Ces outils peuvent être utiles pour sélectionner vos team members. En effet si vous ne sélectionner que des personnes ayant une tendance au désaccord et passives… je vous souhaite bien du plaisir 😉 

Vous pouvez également présenter ces outils et préciser ce que vous attendez. Vous aurez compris que dans une équipe, être actif, donner et accepter le feedback, être orienté projet et ne pas être trop en désaccord seront autant d’attitudes qui vont vous aider dans le succès de votre projet. 

Plutôt que d’utiliser cela comme un outil de diagnostic: « Toi tu viens pas dans l’équipe t’es trop passif ! ». Le plus intéressant selon moi avec ces outils c’est de les présenter à tous, de les expliquer et de décrire ce que l’on attend de chacun

Amusez-vous ! 

Bruno. 

Ps: Ces outils viennent de la PNL (les méta-programmes)  

2/5 Personality of the different actors (Five keys to succeed in your Agile/Scrum projects)

Personality aspects of team members

This post is part of the series Five keys to succeed in your Agile/Scrum projects. It follows 1/5: Team is “multi-tasks”.

Despite the best technologies or tools you can use on your project, the energy and team-spirit of your team is the key to succeed a project. Here are some tips to set up your Scrum team.

You’ll find below some tools used to identify your team members and coach them.

Active or Passive attitude

Active or Passive ?

What is an active or passive behaviour? And how do you identify it?

When someone faces an issue, what is his reaction ?

A simple example behaviour would be:

“I need to print a document and give it to my management by the end of day… Unfortunately, the printer is out of paper”

Examples of a Passive behaviour :

  • I will explain I haven’t been able to print because the printer was out of paper
  • I tell everyone it’s a shame the printer is out of paper and that I can’t do my job
  • I inform the head of logistics department in order to take the penalties because paper supply is empty… Although it is supposed to be filled daily

Examples of an Active behaviour :

  • I try to find paper and fill the printer
  • I try printing on another printer
  • I use draft paper to print

It may sound caricatural, but we identify someone’s active by all the means put in place we he faces an issue. I’m being active when I face an issue preventing me from reaching my objectives, and  put all the possible means in place to reach my objectives.

Examples of « passive » attitude on a project:

  • « Is this working task done? Well I’ve sent an email but they haven’t responded yet … ! »
  • « I failed in my objective but I have an email proof of the person responsible (according to me) of my failure »
  • « I’ve sent them 3 emails and still haven’t received an answer! »
  • « There is no more network … I can’t work anymore !
  • « I’m stuck, Mr X has to deal with that but I don’t know when it will be done…I’m not his Manager! »
  • « I’m stuck »

Examples of « active » attitude on a project:

  • Face to face interactions
  • Identify the person in the organization who can help me to fix my problem
  • Get the information
  • Asking for help
  • « Who is in charge for this matter ? »

Give and Take Feedback

Best gift ever !

Best gift ever !

Some Agile methods like Scrum already included feedback mechanisms in daily meetings and sprint reviews.

It is important for team members to give feedback and accept feedback in return. This promotes team cohesion and can also avoid potential problems. It will be difficult to build an efficient team if you are acting in this way: « Whatever… I am who I am, I won’t change. « 

When given in a benevolent way and in a competent way, Feedback can really be a true gift to give or receive. There are several techniques for giving and receiving feedback, if you’re interested I can write a post about it.

When 2 people argue, once we remove all the emotional judgements and hypothesis on each other’s understanding, we can be surprised on how slight the problem was.

Example:

  • M: « You don’t have any respect for other ! »

(In NLP we name that « ming reading ». Facing a fact e.g an interruption we try to deduct what the person is which obviously a wrong statement. If we do some « mind reading » the goal is to avoid them. If we have some, we should try to discuss with the other person to try to (in)validate our believes).

  • S: « OK we can discuss this we you are available and calm »

(…)

  • S: Ok I’m listening
  • M: Look, you keep interrupting me all the time ! Every 5 minute you ask me questions.

Solution in this case could be that S write down all his questions and then arrange a 1-hour meeting to discuss it with M.

To be project oriented

A efficient orientation

When I give my opinion, or take decisions in a project:

  • Am I taking decisions according to my own interest?

Example : I will use this technical framework, because I’d love to try it !

  • Am I taking decisions according to the project interest ? the choices that will truly satisfy my customer and give sense to the project.

Example of « project oriented » behaviour: choose a technical framework by taking into account its potential but also the knowledge of this framework by the team. Do we have enough time for each team member to be trained on this framework?

Being « project oriented » does not mean to be discreet, without an opinion and to forget his personal goals, it is a behaviour, in our daily choices, to consider the interest of the team and the project.

Agree – Disagree

…or not ?

There are different ways to express disagreement:

By opposite disagreement: someone who keeps saying the opposite idea of yours

By behaviour: act or sigh loudly, move back its chair 1m from the table

By ‘Yes, but’: when an idea is brought to the conversation, one would keep answering “Yes…but !”

By changing topics: one topic is brought to the meeting but someone keeps changing the conversation. Example : During a meeting about specifications => “Well, the way it is put in production is wrong’

By commenting: You want to express your opinion and someone would answer: “Do you have many silly ideas like this?”or “Pffff… what a nonsense!”

There are 2 important things regarding someone’s expressing disagreement:

First, there is always a message behind this behaviour. It is important for the coach or the leader to understand it. During a training, one participant had disagreement behaviour. I wondered why and I realized I started the training in French after asking the audience. However, the training was first announced in English and this participant barely spoke French. That’s why he had disagreement behaviour ! When I switched to English, you could see his behaviour changing.

Secondly, when one in a group disagrees, it can cost a lot of energy to everyone. Imagine a 2-hour meeting with 10 people. If one would constantly change the topic of the meeting, you can lose 20 working hours. Even though the topics covered were important, at the end, you were not able to reach your initial objectives. In this case, you need to manage the disagreement to keep the agenda and the meeting under control.

What for ?

What for ?

Why will these tools could be useful ?

They can be used during interviews to select your team members.

Indeed, if you only have team members with disagreement and passive behaviours, I wish you luck to manage your team 😉

You can also explain these tools to your team and define your expectations to them.

Having a team who knows about being active, give/receive feedback, project-oriented and being careful to their agreement behaviours is an asset to the success of your project.

However, these tools should not be used to diagnose the team : “Hey you, you cannot join the team, you are being too passive”. This wouldn’t help.

In my opinion, the most interesting use of these tools is to explain and share them as a team

Have fun !

Bruno

PS: These tools come from NLP (Neuro-linguistic programming) (meta-programs)