3/5 Un daily meeting efficace ? Oui bien sûr, mais comment ? (Cinq facteurs de succès pour vos projets Agile/Scrum)

Attention cher ami(e)s, jamais introduction d’un article n’aura été aussi longue…donc, accrochez-vous !

Tout d’abord, cet article est l’œuvre d’un blogeur invité: Giuliano Abraini. Son nom ne vous est peut-être pas étranger en effet c’est lui qui avait écrit l’excellent article: la gestion des risques en mode Agile.

Ensuite, cet article s’inscrit dans la série Cinq facteurs de succès pour vos projets Agile/Scrum et fait suite à l’article 2/5 Personnalité des différents acteurs (Cinq facteurs de succès pour vos projets Agile/Scrum). Ouf voilà pour l’intro, et maintenant place à l’article de Giuliano.

Après avoir posté un premier article sur le blog de Bruno (la gestion des risques en mode Agile) et puisque l’expérience était amusante, me voilà de retour avec un autre sujet.

En effet, je voudrais vous parler d’un moment capital dans un projet Scrum : le Daily/Scrum Meeting.  Et plus exactement, j’ai envie vous donner quelques petits trucs pour en améliorer l’efficacité.

Vous savez déjà à quel point ces 15 minutes quotidiennes sont essentielles afin de communiquer avec l’équipe, d’assurer un bon déroulement du sprint, de veiller à une répartition adéquate des efforts, de permettre à l’équipe de s’auto-gérer, etc, etc…
Si j’étais téméraire (et je le suis), je dirais qu’un projet Scrum sans Daily Meeting, c’est un peu un paquet de frites sans Andalouse (Ketchup, Mayonnaise et Américaine sont acceptées aussi).

Le hic est que le Daily Scrum souffre de la routine et des habitudes qui s’installent durant la vie du projet, un peu comme dans un vieux couple.  Voici donc quelques idées pour (re)dynamiser votre Daily Scrum et faire de ce meeting un moment efficace :

1)    L’heure du meeting

une des choses les plus « tue l’amour » pour les réunions récurrentes c’est lorsqu’elles sont censées commencer tous les jours à la même heure mais qu’en réalité ce n’est pas le cas.  Donc, fixez l’heure de début du Daily Meeting et tenez-vous y tous les jours.

S’il y a des retardataires, visez à ne pas pénaliser l’ensemble du groupe.  Commencez sans eux et prévoyez un petit défi sympathique pour les retardataires.  Ce «défi» doit marquer les esprits sans pour autant blâmer la personne.

Les coups de fouet sont donc fortement déconseillés.  Par contre, puisque vous êtes fan de Michael Jackson (si si, tout le monde est fan de Michael), vous pourriez prévoir, par exemple, que le retardataire effectue un superbe Moonwalk durant le meeting sous les encouragements du reste de l’équipe.

2)    Stand-up meeting

Lorsque vous tapez ces mots dans Babelfish vous obtenez la traduction suivante : « réunion comique ».  Or le véritable intérêt d’un stand-up meeting est de rester debout.  En effet, le côté court, dynamique, synthétique du Daily Scrum s’évapore comme par enchantement dès que les participants ne sont plus debout.
Evitez donc d’y amener des chaises, de vous tenir contre le mur, de vous asseoir sur le bord du bureau, etc.

3)    Préparation

Afin de gagner en dynamisme et en efficacité une petite préparation est utile.  Pour ce faire, il existe un moyen simple afin que chaque membre de l’équipe prenne quelques minutes avant la réunion en répondant aux questions suivantes :

⁃    Qu’est-ce que j’ai fait hier ?
⁃    Quelles ont été les difficultés que j’ai rencontré ?
⁃    Qu’est-ce que je vais faire aujourd’hui ?
⁃    Ai-je besoin de l’aide de membres de l’équipe ?

La réponse à ces questions constitue le contenu de l’intervention de chaque Team Member.  Cela vous aidera à canaliser plus efficacement la portée et la durée des interventions.

4)    Temps de parole

Voici un autre aspect qui pose généralement problème.  En effet, l’équipe aura vite tendance à basculer en mode « explication détaillée » et par conséquent à allonger la durée du Daily Meeting jusqu’à le transformer en un moment interminable.
La préparation du meeting devrait déjà limiter le phénomène.  Mais cela risque de ne pas être suffisant.  Prévoyez donc un temps de parole de 3 à 4 minutes grand maximum par personne et surtout intervenez si ce temps est dépassé.

Pour vous y aider, quelques outils existent comme la « boîte à meuh » pour marquer la fin du temps de parole, ou encore l’application iphone « Agilely Timer » pour gérer le temps de parole de chacun.

5)    Changez d’animateur

Une petite expérience qui peut être sympa à réaliser est de changer régulièrement d’animateur du Daily Meeting, en prévoyant que les Team Members soient animateurs à tour de rôle.  Ce système permet de répondre à plusieurs objectifs :

⁃    faire monter l’équipe en compétence ;
⁃    prévoir des back-ups lorsque vous êtes absent ;
⁃    obtenir l’adhésion des plus retissants ;
⁃    leur faire prendre conscience des comportements « dérangeants » durant un Daily Meeting.

6)    Afficher et expliquer clairement les règles

Comme toujours en Scrum, prévoyez d’afficher et d’expliquer minutieusement les règles du Daily Meeting afin que l’ensemble de l’équipe sache ce que vous attendez d’eux.

7)    Daily = quotidien…ou pas

Le Daily Meeting est a priori…quotidien.  Cependant, dans certaines situations, en fonction du rythme de travail de l’équipe, de la périodicité des délivrables, il peut être utile de réduire la fréquence de ces réunions à 2 ou 3 fois par semaine.

Comme toujours, soyez à l’écoute de l’équipe et elle ne sera que plus réceptive des messages que vous lui envoyez.

C’est déjà fini !  Je suis sûr que vous avez d’autres propositions, donc n’hésitez pas à les poster en commentaire.

J’en profite aussi pour remercier Bruno de m’avoir, une nouvelle fois, laissé de l’espace sur son blog 😉

A la prochaine,
Giuliano.

A propos de l’auteur:

Je suis consultant, chef de projet depuis 4 ans et j’ai une expérience dans l’IT de plus de 9 ans.  Plus précisément je suis spécialisé en SCRUM et en PRINCE 2 (certifié Foundation).
Après un master en sciences économiques et financières, je suis tombé un peu hasard dans le monde de l’IT.  Depuis je ne le quitte plus…
Durant mes différentes expériences, j’ai eu l’opportunité de recouvrir différents rôles (Analyste, Product Manager, Chef de projet) et d’être actif dans de nombreux secteurs (banques, finance, secteur public).
Ma motivation principale en tant que chef de projet est de satisfaire le sponsor du projet, et de faire en sorte que l’ensemble de l’équipe projet y trouve sa place.

En dehors de ma vie professionnelle, j’adore voyager et je suis un mordu de sport.
Vous pouvez me contacter via giuliano.abraini@gmail.com ou sur http://www.linkedin.com/pub/giuliano-abraini/0/992/32b