Scrum and Agile methods as a Business opportunity !

how to get to use Scrum at the client's place
how to get to use Scrum at the client's place

So there it is, you’ve discovered Scrum! You’ve talked with other colleagues or friends, you read a lot of blog and articles. Your stuff is ready, you read books until you felt asleep. You have selected a project that you could … no … that you want to achieve using Scrum! You are so ready !

Mmmm just a little detail to be … budget, and often there is the fall. Indeed, on one hand, Scrum and Agile methods can be attractive for people working in IT, on the other hand, they may seem incongruous or strange to decision makers (CEO, Sponsors, CTO, Customer ,…). Now, dear Scrum Master to be, it is precisely these people that need to be convinced of the usefulness of this method. Because it is these people who will decide whether to allocate the budget for this project.

A real business opportunity

My last project was for the Belgian public sector…yes you know…Belgium…right here :-) I was there originally for a consultancy mission to produce a call of tender for the creation of two Web portals. We made the specifications in collaboration with the client but when comes the estimated budget (over € 2,000,000) the customer indicates that we did not have that amount. The problems never come alone, we were increasingly confronted with another problem: the length of the procedure of the call of tender. And to top it off, for reasons of its own, the client needed to have “something” 7 months later.

Following this to save time on the invitation to bid, my manager offered me to use another procedure, faster but more risky. At that time I told him about Scrum. I told him about the method not in terms of daily scrum, product backlog and sprint review. I simply explained that I knew a method that could deliver in 6 months “something” that can go live. So I sent him a proposal of a “composition of team” on the needs of our project:

* 2 people with a profile of experienced Analyst Developer
* 1 person with a profile Webdesigner
* 1 person with a profile of Architect
* 1 Scrum Master (me)
* 1 person with an expert profile in Geolocation

The budget available for the project was fixed, so we decided to set up a joint team of internal and external people. We still had to “translate” the specifications to a series of User Stories reflected in our product backlog.

Results so far:

* For our client a success story at a much lower budget
* For our consulting firm, several consultants on the project for one year and a half
* For me, have been successfully used Scrum and to fill the customer expectations

Compromises

If you are a married guy/woman or have a girlfriend/boyfriend…you’ll understand this topic ;-) Okay i apologize for the macho style :-)

You get it right, if you want to be able to achieve a project using Scrum / Agile you will need a GO from a person generally unfamiliar with these methods. The main challenge will be to make your sponsor, customer and you agree on a set of mains prorities to achieve and not on a list of very specific features (because the product owner may change his mind).

Feel free to discuss with your customer in terms of constraints: Budget, Planning, Features. In our example we have agreed with our client a fixed deadline, a fixed budget but asking him to “negotiate” on features. And you know what? What a coincidence.. It is mainly one of the asset of Scrum ;-)

Feel free also to compromise … Your client may have already methodology in place, and maybe he has spent a lot of money to specify some standards of project management. If you are “forced” to produce certain document: Project Charter, PID, Progress Report. It is good practice to negotiate like this: ok I’ll make your documents and methodology on your side you agree to follow some Agile/Scrum principles ?

If you do not have the commercial or business talent do not hesitate to seek advice from a project manager, a coach or why not one of your business manager in your company they will give you excellent advices on the best way of “make it happend” to a client.

Finally you can also reassure your client by running a pilot project. Then choose a small project with very little risk. Success on such a project will certainly lead you to other opportunities.

Because, ultimately the idea behind it is to use a method that bring more sense in the company and use this method to serve customer needs … no? “

Good luck to you fo all your achievements!

Bruno.

Ps: The two Web Portals we have achieved using Scrum and Agile methods: in french and dutch: Portal Brussels Mobility and Public Spaces

More info:

Agile Software Development: Why should your business care?

What is Scrum ?



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Hullaert Christof

Analyste programmeur, c’est une méthode que je découvre à la lecture de ton blog. Elle semble intéressante pour certains domaines de développement et pourrait même être appliquée à bien d’autres domaines que l’informatique.
Sans te mettre en porte à faux vis à vis de tes clients ou de tes supérieurs, te serait il possible de donner plus de détail sur le rôle que tu as joué concrètement dans l’élaboration du projet en tant que “Scrum Manager” car si je m’en réfère à ce que je crois avoir compris, celui-ci est là pour faciliter la tâche des différents intervenants, à gérer pour eux tout un tas de problèmes qui n’est pas spécialement de leur ressort ou de leurs attributions.
Aussi serait-il possible d’avoir un avis, en situation réelle, de tous tes collaborateurs sur le projet afin de voir la position de chaque intervenant et leur rôle dans le projet global.

Autre chose, je vois qu’ils étaient deux analystes programmeurs. Y a t’il un lien avec d’autres types de méthode, style l’extreme programming?
Est-il d’après toi possible de mixer ensemble ces différentes méthodes? Et pourquoi?

++
Christof

brunosbille

Hello Christof,

Tout d’abord tu as 100% raison quand tu dis “et pourrait même être appliquée à bien d’autres domaines que l’informatique.” Une des spécificité de Scrum c’est qu’elle peut s’appliquer à n’importe quel domaine. Rénover une maison, préparer son mariage, faire un projet software, un jeu etc… Et ce
contrairement à L’Xtreme Programming par exemple.

Pour le rôle de Scrum Master je dirais que son rôle est de faire tout pour que l’équipe sache travailler. Donc aussi bien qu’ils aient un PC, régler un problème avec un sous-traitant ou bien qu’ils aient un endroit au calme pour travailler.

Bonne idée pour les intervenants, je vais leur demander de mettre un commentaire, tu peux déjà aussi les voir sur la vidéo de mon post précédent

Pour moi c’est une très bonne choses de mixer le tout avec des pratiques Agile, nous n’avons pas fait de pair programming. Pourquoi ? Déjà en amenant Scrum c’était révolutionnaire pour le client. Mais si tu arrives à gagner la confiance du client (en réalisant un projet “successfull” ;-) pourquoi pas amener cela par la suite je n’ai rien contre. je suis plutôt partisant du “essayer un peu de tout” et voir ce qui convient à l’équipe.

Bruno ;-)

Tom

Salut venerable scrum master (ca fait un peu jedi comme titre quand meme ;) ),

merci pour ton article tres interessant.
Voici un autre retour d’experience , mon client ne souhaitait pas utiliser scrum sur ses projets et respecter une methode “waterfall” classique.
Nous avons donc utilisé certaines pratiques Agile dans un context orienté PMI:
– stand up meeting
– Scope divided in functional package to create sprint delivery (sprint preparation, dev, test phase)
– Users involved in testing after each sprint delivery to provide feedback.
– poker estimation during sprint preparation.
– sprint feedback after each sprint.

oups, je suis passé en anglais ;)
Mais par contre nous avons gardé certains contraintes venant du l’approche waterfall:
– un budget et un planning pour un scope fixé en debut de projet.
Le planning au niveau de la phase developpement a neanmoins été divisé en sprint. Et apres chaque poker estimation, un check aux milestones communiquées pour vérifier si les nouvelles estimations respectaient toujours le planning.
– Suivi budgetaire et planning, en mode PMI. Donc pas de burtdown chart, de points de complexité et de velocité. Mais à tout refaire, je pense que cela serait possible de l’y ajouter.
– Et pas de product backlog ni de user stories, nous avons effectué une phase d’analyse functionelle et technique complète avant de commencer le development (Ces analyses devaient etre formellement validées avant de passer à la phase suivante). Le key user n’etant pas present (souvent) sur le projet les analyses étaient le principal point de contenu du scope.

Malgres tout, la cohesion et la responsabilisation de l’equipe ont énormement augmentées et le retour utilisateur est pour l’instant satisfaisant.
Une premiere etape pour esperer les convaincre de passer à du full scrum par la suite! ;)

brunosbille

Hello Tom,

Bon je t’avoue qu’étant petit j’étais fan de Luke Skywalker, mais à l’adolescence je me suis plutôt tournée vers Ian Solo. Maintenant le chemin pour arriver à la sagesse de maître Yoda est longue :-)

Sinon quel beau retour d’expérience que tu nous donnes là…que dire…tu as tout compris ! C’est effectivement une très bonne approche de faire avec l’existant et d’amener des choses nouvelles, on ne peut toujours pas tout révolutionner ! Par contre comme tu l’expliques bien une bonne première expérience peut amener le client à l’écoute de nouvelles choses…

C’est tout le mal que je te souhaite.

Pour l’anglais je me pose effectivement la question de comment rédiger…français, anglais, un mix ? deux blogs distinct…toutes les suggestions ou attentes sont les bienvenues !

Enfin si jamais tu voulais écrire un ou deux articles sur tes retours d’expérience n’hésite pas à me contacter !

Bruno ;-)

Johan ten Hoedt

Salut Bruno,

Bravo pour le contenu de ton blog et la méthode agile que tu as su utiliser. Le résultat final est d’ailleurs incroyable.

Tu parles à un moment de budget, je souhaiterais savoir si ce n’est pas indiscret à combien est revenu le budget du client (à peu près). Car tu disais que scrum permet de descendre les coûts ?? Est ce sur la composition de l’équipe uniquement ou autre chose ?

Cordialement

Johan

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